CPU ­Printsolutions bieten zentrale Formularverwaltung und anwendungsneutrales Druckmanagement

In jedem Unternehmen werden täglich zahlreiche unterschiedliche Formulare ausgefüllt. Viele Firmen erstellen ihre eigenen Formatvorlagen oder sie greifen auf vorgefertigte Dokumente zurück, die sie gegebenenfalls ihren Bedürfnissen anpassen. Das Ausfüllen der Formulare erfolgt in den meisten Fällen direkt am Computer, von Hand werden im Geschäftsleben nur noch wenige Dokumente erstellt­. Häufig müssen die ausgefüllten Formulare anschließend ausgedruckt werden, weil zum Beispiel ein Kunde eine Bestellung unterschreiben soll oder weil ein Vertrag von beiden Vertragsparteien gegengezeichnet werden muss. Dabei ist eine Software, die ein anwendungsneutrales Druckmanagement und eine zentrale Formularverwaltung kombiniert, sehr hilfreich in der täglichen Anwendung. Solch eine leistungsstarke Software wird beispielsweise durch die CPU ­Printsolutions angeboten­.

Die Vorteile der CPU Printsolutions

Durch die CPU Printsolutions werden sämtliche Formulare, Dokumente, Listen, Aufstellungen oder Statistiken einer Firma in einem zentralen Formularpool zusammengefasst. Alle bisher genutzten Vorlagen werden weiterhin im gesamten Unternehmen bereitgestellt und können über die CPU Printsolutions verwaltet und gepflegt werden. Auch die Erstellung neuer Formulare ist durch die zuständigen Rechteinhaber jederzeit möglich. Die einzelnen Dokumente werden nicht mehr dezentral gespeichert und auch die mehrfache Pflege einer Vorlage entfällt. Die ausgefüllten Vorlagen werden für den Druck optimiert. Der Ausdruck der Dokumente erfolgt entweder aus einer angebundenen Anwendung oder direkt aus der CPU Printsolutions. Als Druckformat stehen PDF oder ­RTF zur Verfügung. Für jede Version der unterschiedlichen Formulare wird eine eigene Historie erstellt, durch die sich jede Änderung rechtssicher dokumentieren lässt. Unternehmen, die die CPU ­Printsolutions einsetzen, sparen Kosten und Zeit, da die Vorlagen in Word erstellt werden können, wodurch die Programmierung in einer Fachanwendung entfällt.

Die CPU Printsolutions ist anwendungsneutral und für alle Branchen geeignet

Unternehmen, die die CPU Printsolutions verwenden, können alle Formulare und Dokumente in der gewohnten Programmumgebung von Microsoft Office erstellen. Die Mitarbeiter müssen sich daher nicht auf ein neues System einstellen, sondern können ihre bekannten Programme und Vorlagen nutzen. Über das Word Add-in können Daten in die Formulare eingesetzt werden, ohne dass der Anwender über spezielle Programmierkenntnisse verfügen muss­. Der Druck der Unterlagen erfolgt schnell und einfach aus der Fachanwendung heraus. Mithilfe der CPU Printsolutions stellen Betriebe sicher, dass alle Mitarbeiter einheitliche Formulare und Vorlagen verwenden, die zentral verwaltet werden. So greift jeder Mitarbeiter auf das richtige Dokument zu, wodurch sich ­die Fehlerhäufigkeit oder das Risiko einer doppelten Bearbeitung ­verringern. Die Vorlagen können jederzeit durch die dazu berechtigten Mitarbeiter angepasst und geändert werden. Dadurch sind die CPU Printsolutions für jede Branche und jede Art der Anwendung geeignet.